Estimia para empresas de ventanas: un solo motor, la tarifa de cada empresa

El reto

El precio de una ventana es la suma de decenas de decisiones - perfil, vidrio, herrajes, color, vierteaguas, persiana, mano de obra - y cada empresa compra todo eso a sus propios proveedores y le suma su margen. Por eso muchas siguen calculando en una hoja de Excel que solo entiende una persona y llevando el trabajo en una libreta y un grupo de WhatsApp.

Estimia tenía que dar a cada una de esas empresas una calculadora real y un CRM sin construir una versión distinta del software para cada una: una plataforma en la que la empresa se da de alta y recibe enseguida su catálogo, sus precios y el control de sus pedidos.

Un catálogo, tres capas

El catálogo de productos se divide en tres capas, de modo que los datos técnicos se mantienen una sola vez y los precios son de cada empresa.

• El esquema describe la estructura de un catálogo y las reglas que debe cumplir. La configuración de cada empresa se valida contra él.
• Los presets técnicos recogen lo que es cierto de un producto lo venda quien lo venda: la profundidad y las cámaras de un perfil, los valores térmicos de un vidrio, los nombres en inglés, español y ruso. Los presets no contienen ni un solo precio.
• La configuración de la empresa elige los presets que vende y les pone sus precios, márgenes, tarifas de mano de obra y su imagen de marca. También puede quitar lo que no ofrece - un color, un juego de herrajes - o añadir artículos propios.

Al abrir la calculadora, la plataforma une los presets con los precios de la empresa en un único catálogo. Una corrección en los datos técnicos de un perfil llega a todas las empresas que lo venden, sin tocar los precios de nadie.

El catálogo tiene una veintena de secciones, desde perfiles, vidrios y herrajes hasta vierteaguas, aireadores, junquillos y barrotillos, mosquiteras, persianas y pérgolas. Las secciones principales tienen su propio editor, pensado para ese tipo de producto y no una tabla genérica.

Los precios pueden seguir la forma en que cobran los proveedores. Un vidrio puede costar más por metro cuadrado cuanto más grande es, los herrajes van por tramos de tamaño según la superficie de la hoja, con mejoras de seguridad aparte, y los perfiles pueden llevar descuentos según los metros pedidos. La empresa también puede añadir los catálogos de las fábricas a las que compra y tenerlos junto al suyo.

Un CRM pensado para la obra

Cada pedido es una tarjeta en un tablero de ventas. Una empresa nueva empieza con un embudo ya preparado que sigue un trabajo de ventanas: solicitud nueva, medición solicitada, programada, medido, pendiente de presupuesto, propuesta enviada, aprobado, en producción, instalación, terminado o perdido. Dos etapas están reservadas al marketplace: en una entran las solicitudes que la empresa ha aceptado y en la otra cae el trabajo cuando el cliente la contrata.

Un pedido puede llevar varias opciones de presupuesto - las mismas ventanas con otro perfil u otro vidrio, cada una con su precio. Cada presupuesto tiene un estado que lo acompaña de borrador a enviado, visto, aprobado, rechazado o caducado, así que el comercial ve qué ofertas ha abierto el cliente y cuáles siguen esperando.

El panel muestra las ventas frente al periodo anterior, el valor y la conversión de cada embudo, los ingresos en el tiempo y lo que requiere atención: solicitudes de la plataforma paradas en la primera etapa y presupuestos sin respuesta, en ambos casos durante más de tres días. Hay una página de analítica aparte en la interfaz, pero todavía sin informes.

Instalaciones, subcontratas y fábricas

Las mediciones y las instalaciones son tareas con dirección, hora, duración, coste de mano de obra y notas, que se asignan a los instaladores propios o a subcontratas, invitadas mediante un enlace y con su propia cola de trabajo. El instalador acepta o rechaza la tarea, sube fotos del trabajo terminado y la marca como completada.

Cuando las ventanas se fabrican fuera, el pedido pasa a una fábrica como pedido a fábrica y recorre los estados pendiente de pago, pagado, en producción, enviado y entregado.

Antes de encargar, la empresa puede pedir precio a las fábricas. La plataforma redacta la petición de oferta a partir del pedido: un saludo, los artículos con sus especificaciones y medidas, los iguales agrupados, las notas y la firma de la empresa, en español o en inglés. El comercial revisa el correo y lo envía con un PDF de especificación técnica adjunto.

El mismo vidrio en cada tarifa

Cada fábrica llama de una forma distinta al mismo vidrio. Desde la calculadora, el comercial puede abrir una comparación del vidrio elegido en las tarifas de las fábricas con las que trabaja la empresa. La plataforma localiza ese vidrio en cada catálogo por su código o por sus características físicas - espesor, valor térmico, gas, capa, seguridad - y muestra lo que costaría en esa ventana concreta, del más barato al más caro. Las tarifas que no lo tienen también aparecen en la lista.

Soporte con plazos

Las empresas y sus clientes abren consultas de soporte desde la propia plataforma. La consulta de un cliente guarda la página en la que estaba y el último presupuesto que vio, así que soporte no tiene que preguntarlo.

Cada consulta tiene un plazo de respuesta según su prioridad: dos horas la alta, doce la media, cuarenta y ocho la baja. Las vencidas se marcan cada quince minutos y se avisa al equipo de soporte. Los correos de aviso se pueden contestar directamente: la respuesta entra en el hilo de la consulta; el historial citado, las firmas y las respuestas automáticas de ausencia se eliminan, y los adjuntos se conservan. Las consultas resueltas se cierran solas al cabo de una semana, y al cliente se le pregunta si el problema quedó resuelto; un “no” la vuelve a abrir.

Una llamada después de la venta

Cuando un trabajo que llegó por la plataforma se cierra como ganado o perdido, se programa automáticamente una llamada de control de calidad. Una persona del equipo de atención llama al cliente para preguntarle cómo fue y confirma los datos de la operación. Las llamadas se toman de una cola común para que dos personas nunca llamen al mismo cliente, a quien no contesta se le vuelve a llamar antes de cerrar la tarea, y una pantalla de supervisión muestra cuántos clientes se han localizado y qué han revelado las llamadas.

Google Ads aprende de las ventas reales

Optimizar los anuncios por formularios enviados no dice qué clics acabaron en trabajos cobrados. Estimia guarda con la solicitud el identificador de clic de Google Ads y las etiquetas de campaña de la visita. Cuando el pedido pasa a una etapa ganada, la plataforma envía a Google Ads una conversión offline con el importe real del pedido. Cada pedido se envía una sola vez, y un envío fallido solo se reintenta si el error es temporal. Así la cuenta de anuncios puede pujar por ingresos y no por solicitudes.

Tres planes

Las suscripciones se cobran con Stripe; el IVA español y el europeo los gestiona Stripe Tax, y los cambios de plan se hacen en el portal de cliente de Stripe.

• BASIC es gratuito y está pensado para quien recibe trabajo: sus tareas, calendario y disponibilidad, costes de mano de obra, notas y fotos de obra.
• PRO es el CRM completo para distribuidores e instaladores: solicitudes desde Estimia, el tablero de ventas, la calculadora en obra, presupuestos en PDF con la marca de la empresa y descuentos, el marketplace, subcontratas y pedidos a fábrica, analítica y gestión del equipo. Incluye 14 días de prueba.
• MAX añade un motor de precios propio, comparación de varias opciones, un widget de captación para la web de la empresa, agentes de IA, plantillas de documentos y soporte prioritario.

Si una suscripción termina, la empresa vuelve a BASIC.

El programa de embajadores

Estimia crece en parte gracias a embajadores que traen empresas de ventanas a la plataforma. Cada embajador tiene un enlace personal para compartir. La empresa que se da de alta a través de él queda vinculada al embajador, que recibe una parte de la comisión de la plataforma por el trabajo de esa empresa, abonada solo cuando la comisión se ha cobrado de verdad. Los embajadores tienen un espacio de trabajo completo para hacer demostraciones y un registro de sus ganancias.

Stack tecnológico

- Aplicación de negocio: Laravel 12 + Inertia + React 19 + TypeScript
- Catálogo: JSON Schema + presets técnicos sin precios + configuración con precios por empresa
- Motor geométrico: Paper.js (dibujo de ventanas en la calculadora)
- Tiempo real: Laravel Reverb WebSockets (tableros, consultas, avisos)
- Base de datos y colas: MySQL + Redis
- PDF: Gotenberg (Chromium sin interfaz)
- Correo: Postmark (envío y respuestas entrantes a las consultas de soporte)
- Pagos: Stripe + Laravel Cashier, Stripe Tax
- Publicidad: Google Ads API (conversiones de clic offline)
- Almacenamiento: Cloudflare R2
- Despliegue: Docker, GitLab CI, Kubernetes (k3s) con ArgoCD

Resultado

Una empresa de ventanas se da de alta en Estimia y obtiene una calculadora con precios de su propio catálogo, sobre unos datos técnicos que se mantienen una sola vez para todos. La misma plataforma lleva la obra - tablero de ventas, presupuestos con opciones, instaladores, subcontratas, pedidos y peticiones de oferta a fábrica - con soporte con plazos y una llamada al cliente al final. Las ventas ganadas vuelven a Google Ads con su importe real, y los planes permiten que un instalador autónomo empiece gratis y un fabricante crezca hasta tener todas las herramientas.