Yatoday Rental: la renta cobrada, conciliada y con recibo sin hojas de cálculo

El reto

La mayoría de los particulares que alquilan vivienda en España lo gestionan desde tres sitios: la app del banco, una hoja de cálculo y WhatsApp. Cada mes revisan qué transferencias han llegado, persiguen a quien no ha pagado, hacen los recibos a mano, reenvían las facturas de luz y agua y, una vez al año, calculan la subida con el índice del INE. Con cinco pisos es un fin de semana. Con veinte es media jornada, y los errores acaban en la declaración de la renta.

Yatoday Rental es nuestro propio servicio para estos propietarios, pensado para el alquiler de larga duración, no para el turístico. La idea era sencilla: la rutina la hace el servicio y el propietario solo confirma.

Una pantalla de inicio que dice qué hay que hacer

El día empieza en una sola pantalla: cuánto se ha cargado este mes, cuánto ha entrado, qué queda por llegar y qué está vencido. Debajo, la lista de morosos con el importe y los días de retraso, y junto a cada uno los botones “Recordar” y “Pagado”. Aparte se muestran los pagos que han comunicado los inquilinos y esperan confirmación, las incidencias abiertas, los mensajes sin leer, los eventos de los próximos 30 días y los pisos vacíos con los días que llevan sin alquilar.

Cargos, pagos y recibos

Cada contrato emite sus cargos solo: la renta y cualquier otro concepto mensual, unos días antes del vencimiento. Cuando llega el dinero, el propietario pulsa “Pagado” - importe completo, fecha de hoy, forma de pago habitual del contrato - o introduce los datos de un pago parcial. El inquilino también puede pulsar “He pagado” con una foto de la transferencia, y el propietario la confirma o responde “No ha llegado”.

Cada pago confirmado genera un recibo con su número dentro de la serie del propietario, en PDF, en el idioma del inquilino o en dos idiomas, y se le envía por correo. Los recordatorios salen según calendario - tres días antes, el mismo día, tres y siete días después - y el propietario puede mandar uno a mano o como mensaje de WhatsApp ya redactado.

En “Pagos” se ve todo como un registro: inmuebles en filas, meses en columnas y cada celda coloreada según esté pagada, pendiente de vencer, pagada en parte, vencida o el piso vacío. Al pulsar una celda se abren los cargos de ese mes con el botón “Pagado”. El registro y la lista de cargos se exportan a Excel y CSV.

El extracto del banco se concilia solo

El propietario descarga el extracto - Norma 43, camt.053 o el Excel o CSV del propio banco - y lo sube. Un movimiento subido dos veces no se duplica, así que los periodos pueden solaparse sin problema.

Para cada transferencia recibida el servicio busca el contrato y los cargos que paga: por el importe pendiente, por el nombre del ordenante comparado con el de los inquilinos (sin tener en cuenta mayúsculas ni tildes), por un IBAN ya confirmado de ese inquilino y por la calle que aparece en el concepto. Cada propuesta muestra los motivos y una puntuación de confianza sobre 100. El propietario la confirma, elige otro cargo, divide la transferencia o la marca como “No es un pago de alquiler”. “Confirmar todas las propuestas” resuelve el mes de una vez, y cada transferencia confirmada envía al inquilino su recibo, igual que un “Pagado” manual.

La cuenta también puede conectarse directamente por PSD2 a través de Enable Banking. Entonces los movimientos llegan solos cada seis horas y pasan por la misma conciliación.

Pago online

Quien quiera cobrar con tarjeta conecta su propia cuenta de Stripe. El inquilino pulsa “Pagar online” en su área o en el enlace de un recordatorio y el dinero va directamente a la cuenta del propietario. Cuando Stripe confirma el cobro, el servicio marca el cargo como pagado y emite el recibo; las devoluciones y las disputas anulan el pago con su motivo. El inquilino también puede firmar una vez una orden de domiciliación SEPA, y a partir de ahí la renta se cobra el día del vencimiento, con aviso tres días antes.

Facturas de suministros leídas por IA

Si la factura está a nombre del propietario y el contrato dice que los suministros se repercuten, el propietario sube el PDF de la compañía o una foto. Un modelo de IA (Anthropic Claude) lee la compañía, el número de factura, el periodo, el total, la fecha de cargo y el número de contrato o el CUPS. El servicio encuentra el inmueble por ese número de contrato o punto de suministro y prepara un borrador de cargo para el inquilino con la factura adjunta. Una factura de todo un edificio se puede repartir entre varios pisos, a partes iguales o por cuotas.

No se cobra nada hasta que el propietario revisa el borrador y pulsa “Emitir”. Si el modelo no está seguro de un campo, lo deja vacío en lugar de adivinarlo.

Actualización de la renta

Un contrato puede actualizarse por el índice de referencia de arrendamientos (IRAV), por el IPC o por un porcentaje fijo. Treinta días antes, el servicio calcula la nueva renta con el dato del INE del mes que corresponde y muestra la propuesta en el contrato y en la pantalla de inicio. En los contratos firmados desde el 26 de mayo de 2023 la subida tiene como tope el IRAV, y la propuesta enseña ambas cifras. El propietario confirma, baja el importe o se salta este año; el inquilino recibe el aviso, los cargos pendientes pasan al nuevo importe y los meses ya pagados reciben un cargo aparte por la diferencia.

Fianzas y actas de entrada en el móvil

La fianza se sigue desde que se recibe hasta su depósito en el organismo autonómico - el plazo se cuenta en días hábiles y festivos de esa comunidad - y hasta su devolución tras la salida.

El día de la entrada, el propietario abre el acta en el móvil y recorre el piso estancia por estancia: fotos, estado de la habitación, cada elemento del inventario marcado como “Bien” o “Defecto”, lecturas de los contadores y llaves entregadas. Las dos partes firman en la pantalla. La firma guarda la hora, la IP, el dispositivo y una huella SHA-256 del acta, y a partir de ahí el acta ya no cambia. El PDF va a los documentos del contrato y a ambas partes por correo. El acta de salida compara el piso con el de entrada y calcula qué se descuenta de la fianza.

El área del inquilino y un chat en dos idiomas

El inquilino ve qué tiene que pagar, puede pagar o comunicar un pago, descargar recibos, leer documentos, abrir una incidencia con fotos o vídeo y escribir al propietario. El chat funciona en tiempo real, con archivos, confirmación de lectura, respuestas rápidas y respuesta automática fuera de horario con los teléfonos de urgencia.

Cada uno escribe en su idioma y lee al otro en el suyo: el mensaje de una inquilina española le aparece en inglés a un propietario angloparlante, con el original a un toque.

De un enlace del anuncio a un contrato

Para un piso vacío, el propietario rellena un asistente corto y obtiene una página que puede enviar a quien pregunte. Los candidatos responden un formulario sencillo: quién vivirá, fecha de entrada, trabajo, ingresos, avalista, mascotas. El propietario ve los ingresos de cada candidato como múltiplo de la renta, los valora con estrellas, compara varios en una tabla, escribe notas, chatea con ellos y les pide documentación. Al elegir a uno se crean el inquilino y un borrador de contrato; los datos de los demás se borran a los 30 días.

Tecnología

- Backend: Laravel 13 (PHP 8.5), MySQL 8.4, colas Redis + Horizon
- Frontend: Inertia + React 19 + TypeScript, Tailwind CSS, Ant Design; PWA instalable
- Tiempo real: Laravel Reverb (chat, notificaciones), Web Push
- Búsqueda: Meilisearch
- PDF: Gotenberg (recibos, actas, informes)
- IA: Anthropic Claude (lectura de facturas, traducción de mensajes)
- Pagos: Stripe Connect (tarjeta, domiciliación SEPA), Laravel Cashier (planes del propietario)
- Banca: importación Norma 43 / camt.053 / XLSX, PSD2 con Enable Banking
- Infraestructura: k3s en Hetzner, ArgoCD, GitLab CI, GlitchTip

Resultado

La rutina de principio de mes se reduce a unas cuantas confirmaciones: los cargos se emiten solos, el extracto empareja transferencias y cargos, los recibos salen sin intervención y las facturas de suministros se convierten en borradores de cargo. La actualización de la renta, las fianzas y las entregas de llaves siguen al contrato y no a la memoria del propietario, y el inquilino tiene un único sitio para pagos, documentos y mensajes. En las pruebas de carga con 300 propietarios y 5.000 inmuebles, todas las páginas responden en menos de 300 ms en el percentil 95.

Estado: el servicio está construido y todavía no se ha lanzado; los pagos con tarjeta, las domiciliaciones y la conexión con bancos se han probado hasta ahora con proveedores simulados.