Documentos en Estimia: facturas, presupuestos y contratos con un clic

El reto

Vender e instalar ventanas es, en buena parte, un trabajo de papeles. Un solo encargo pasa por un presupuesto, las condiciones generales, un contrato, una factura de anticipo, una hoja de medición, una orden de trabajo para los instaladores, un albarán, un acta de recepción, la factura final y una garantía. En la mayoría de las empresas pequeñas cada uno de ellos es un Word copiado del trabajo anterior, en el que se vuelven a teclear a mano el nombre del cliente, la dirección y los importes. Cada cifra tecleada otra vez es una ocasión para equivocarse, y cada “a mí no me ha llegado” cuesta una llamada.

Estimia ya tiene todo lo que esos documentos necesitan: el cliente, los datos fiscales de la empresa, las líneas del pedido, los totales, el anticipo. El objetivo era que la empresa convirtiera un pedido en cualquiera de sus documentos sin volver a escribir nada, y que el cliente tuviera una forma sencilla de leerlos y aceptarlos.

Trece documentos, un pedido

El generador conoce trece tipos de documento, agrupados por la fase del trabajo:

• Venta y contratación: presupuesto, condiciones generales de venta, factura proforma de anticipo, contrato de compraventa e instalación.
• Medición y producción: hoja de medición, orden de trabajo, plan de seguridad y salud (PRL).
• Entrega: albarán de entrega, acta de recepción y conformidad, factura final.
• Posventa: certificado de garantía, manual de uso y mantenimiento, certificado de ayudas y energético.

En el pedido, el comercial elige una plantilla y el sistema crea un borrador. Cuando el borrador está listo, un clic le asigna número, genera el PDF y lo guarda con el pedido. La numeración no tiene huecos y va por empresa, por tipo de documento y por año - PRE-2026-0001 para presupuestos, CON- para contratos, FAC- para facturas finales, y un documento emitido ya no se puede borrar, porque a partir de ese momento es un registro numerado. Si algo cambia, se emite una nueva versión enlazada con la anterior. Cada paso queda en el historial del pedido.

Tres tipos traen una plantilla de partida ya redactada: el presupuesto, un contrato de venta a consumidor y el acta de recepción. Los demás están ahí para que la empresa los llene con su propio texto. El generador de documentos forma parte del plan MAX.

Las plantillas de cada empresa

Las plantillas se escriben en un editor visual dentro del CRM, parecido a un procesador de textos. La empresa puede partir de una plantilla de inicio, duplicar una suya o empezar en blanco, así que cada una envía su propio contrato con sus propias cláusulas, no uno genérico.

Los datos del pedido entran como campos combinados del tipo {{client.name}}, {{order.total_gross}} o {{company.iban}}. En el editor aparecen como piezas bloqueadas que no se rompen sin querer, y un panel lateral los muestra todos: datos del cliente y su NIF o NIE, razón social, CIF, domicilio, banco e IBAN de la empresa, número y fecha del pedido, base imponible, IVA, total, porcentaje e importe del anticipo, el pendiente de pago y el número y la fecha del documento. Los importes salen en euros y con formato español.

Antes de enviar un documento, el generador puede mostrarlo con los valores reales y avisa de los datos que faltan, con una pista sobre dónde añadirlos; por ejemplo, que los datos bancarios se rellenan en los ajustes de la empresa. Un campo sin valor no imprime nada, así que ningún contrato llega al cliente con llaves {{ }} sueltas.

El editor, el PDF y la copia online comparten una misma hoja de estilos: el documento se ve igual en pantalla, en papel y en el navegador del cliente.

La IA ayuda con la redacción

Escribir desde cero un contrato o un manual de mantenimiento es justo lo que más se aplaza. Para eso el editor de plantillas tiene un asistente de IA. El comercial describe lo que necesita - “un certificado de garantía para ventanas de PVC, diez años en el perfil y dos en los herrajes” - y el asistente redacta el texto con el contexto de la propia empresa y los campos combinados en su sitio. El borrador se muestra primero como vista previa; no entra en la plantilla hasta que el comercial pulsa “Insertar”.

El asistente también trabaja sobre la plantilla abierta: acortar una cláusula, añadir un apartado, reescribir un párrafo en un lenguaje más claro. Lo que devuelve se limpia antes de llegar al editor, de modo que solo entra formato seguro.

Un PDF con la marca de la empresa y un cálculo que se puede reabrir

Los presupuestos y documentos llevan la marca de la empresa: su logotipo, su color corporativo, su razón social, CIF y datos de contacto en la cabecera y el pie. Un presupuesto con varias opciones puede enviarse también como una sola hoja comparativa. Los PDF se generan con Chromium sin interfaz a través de Gotenberg, así que lo que el comercial ve en el navegador es lo que recibe el cliente.

La calculadora para particulares de Estimia genera también su propio PDF: una estimación con la especificación técnica completa y el dibujo de cada ventana, y los precios en forma de horquilla, porque es una estimación de mercado y no una oferta en firme. El PDF lleva un enlace y un código QR que reabren el mismo cálculo en el configurador: el cliente puede volver una semana después, cambiar una medida o el vidrio y ver la nueva cifra sin empezar de nuevo. También se puede guardar una versión sin precios, como ficha técnica para enviar a instaladores. Cuando el cliente pide presupuestos, el cálculo queda unido a la solicitud y su portal conserva el enlace para editarlo.

Código QR y PIN en cada PDF

Cada PDF que pertenece a un pedido lleva en el pie un código QR y un PIN de acceso de cuatro cifras. El código abre la copia online del documento; el PIN la desbloquea. Un mismo PIN sirve para todos los documentos del pedido, así que el cliente solo tiene que guardar un número.

La dirección del código no se puede adivinar, el PIN se guarda cifrado y, tras cinco intentos fallidos, los documentos del pedido se bloquean quince minutos. Un presupuesto en papel olvidado en una mesa o reenviado por correo no deja los datos del cliente al alcance de quien lo encuentre.

La copia online muestra el documento en páginas A4, junto con los contactos de la empresa, el número, la fecha y el estado del documento, y un botón para descargar el PDF.

Aceptar un documento online

Junto a la copia online el cliente tiene dos botones: aceptar o rechazar. Puede escribir su nombre como firma. La decisión se registra con el nombre, la fecha y la hora con zona horaria, la dirección IP y el navegador, en un registro al que solo se añaden entradas y que nunca se modifica. Los administradores de la empresa reciben un correo, el historial del pedido recoge la decisión y el PDF se vuelve a generar con un sello que indica quién lo aceptó, cuándo y con qué referencia.

Es una aceptación electrónica sencilla, no una firma cualificada: todavía no hay firma dibujada ni código por SMS. La confirmación por SMS ya está prevista en el código, pero no está construida.

Los PDF de fábrica se convierten en líneas del pedido

Los papeles también llegan en sentido contrario. Una empresa que compra a fábricas recibe sus presupuestos y facturas en PDF, y alguien tiene que pasar cada línea al pedido. En Estimia el comercial sube el PDF y la IA lo lee: cada línea con su nombre, medidas y referencias, cantidad, precio unitario y moneda, además del número, la fecha y el total del documento. Los subtotales, el IVA y los portes se descartan.

No se guarda nada directamente. El comercial revisa la lista, desmarca o corrige líneas, indica un tipo de cambio si la fábrica factura en otra moneda, aplica un margen para obtener los precios de venta y elige en qué opción del presupuesto entran las líneas. Si ese mismo PDF ya se importó antes, el sistema avisa y ofrece sustituir las líneas anteriores.

Stack tecnológico

- Aplicación de negocio: Laravel + Inertia/React (CRM multiempresa)
- Editor de plantillas: TipTap (texto enriquecido con campos combinados bloqueados)
- Generación de PDF: Gotenberg 8 (Chromium sin interfaz) con spatie/laravel-pdf
- Códigos QR: bacon/bacon-qr-code (SVG)
- IA: Anthropic Claude (redacción de plantillas, extracción de PDF de fábrica con tool use estructurado)
- Almacenamiento: Cloudflare R2 (PDF generados y miniaturas)
- Base de datos: MySQL 8

Resultado

Una empresa de ventanas en Estimia saca sus papeles del pedido y no de Word antiguos: trece tipos de documento, sus propias plantillas y cláusulas, una numeración que nunca salta y cifras que no se vuelven a teclear. La IA redacta las plantillas que nadie quería escribir y convierte los PDF de fábrica en líneas del pedido. Cada PDF que recibe el cliente abre una copia online protegida con un PIN, donde aceptar el presupuesto o el contrato es un clic que deja un registro en el que la empresa puede confiar.