Документы в Estimia: счета, сметы и договоры в один клик

Задача

Продажа и монтаж окон - во многом работа с бумагами. Один заказ проходит через смету, общие условия продажи, договор, счёт на предоплату, лист замера, наряд для монтажников, накладную, акт приёмки, итоговый счёт и гарантию. В большинстве небольших компаний каждый такой документ - файл Word, скопированный с прошлого заказа, где имя клиента, адрес и суммы перебиваются вручную. Каждая перебитая цифра - шанс ошибиться, а каждое “мне ничего не приходило” стоит звонка.

В Estimia уже есть всё, что нужно этим документам: клиент, реквизиты компании, позиции заказа, итоги, предоплата. Нужно было дать компании возможность превратить заказ в любой из её документов, ничего не набирая заново, - и дать клиенту простой способ их прочитать и принять.

Тринадцать документов на один заказ

Конструктор знает тринадцать типов документов, разложенных по этапам работы:

• Продажа и договор: смета (presupuesto), общие условия продажи, счёт-проформа на предоплату, договор купли-продажи и монтажа.
• Замер и производство: лист замера, наряд на работы, план охраны труда.
• Поставка и сдача: накладная (albarán), акт приёмки, итоговый счёт.
• После продажи: гарантийный сертификат, инструкция по эксплуатации и уходу, сертификат для субсидий и энергоэффективности.

В заказе менеджер выбирает шаблон, и система создаёт по нему черновик. Когда черновик готов, один клик присваивает номер, собирает PDF и сохраняет его в заказе. Нумерация идёт без пропусков - отдельно для каждой компании, типа документа и года: PRE-2026-0001 для смет, CON- для договоров, FAC- для итоговых счетов. Выпущенный документ удалить уже нельзя: с этого момента это пронумерованная запись. Если что-то меняется, выпускается новая версия, связанная с предыдущей. Каждый шаг попадает в историю заказа.

Для трёх типов есть готовый стартовый шаблон: смета, договор продажи частному клиенту и акт приёмки. Остальные компания заполняет своим текстом. Конструктор документов входит в тариф MAX.

Собственные шаблоны компании

Шаблоны пишутся в визуальном редакторе внутри CRM, похожем на обычный текстовый редактор. Можно начать со стартового шаблона, скопировать свой или писать с чистого листа - так что каждая компания отправляет свой договор со своими пунктами, а не типовой.

Данные заказа подставляются через поля вида {{client.name}}, {{order.total_gross}} или {{company.iban}}. В редакторе они выглядят как заблокированные плашки, которые нельзя случайно сломать, а боковая панель показывает все доступные поля: данные клиента и его налоговый номер, юридическое название компании, её налоговый номер, адрес, банк и IBAN, номер и дату заказа, сумму без налога, НДС, итог, процент и сумму предоплаты, остаток к оплате, номер и дату документа. Суммы выводятся в евро в испанском формате.

Перед отправкой конструктор может показать документ с реальными значениями и перечисляет недостающие данные с подсказкой, где их заполнить, - например, что банковские реквизиты задаются в настройках компании. Поле без значения просто ничего не печатает, поэтому договор никогда не уходит клиенту с висящими {{ }}.

Редактор, PDF и онлайн-копия используют одну таблицу стилей: документ выглядит одинаково на экране, на бумаге и в браузере клиента.

ИИ помогает с текстом

Написать с нуля договор или инструкцию по уходу - то, что обычно откладывают дольше всего. Для этого в редакторе шаблонов есть ИИ-ассистент. Менеджер описывает, что нужно, - “гарантийный сертификат на ПВХ-окна, десять лет на профиль, два года на фурнитуру”, - и ассистент пишет текст с учётом сведений о самой компании и расставляет поля подстановки в нужных местах. Черновик сначала показывается для просмотра и попадает в шаблон, только когда менеджер нажмёт “Вставить”.

Ассистент работает и с уже открытым шаблоном: сократить пункт, добавить раздел, переписать абзац понятнее. Его ответ очищается до того, как попадёт в редактор, поэтому внутрь проходит только безопасное оформление.

PDF в фирменном стиле и расчёт, к которому можно вернуться

Сметы и документы оформлены в стиле компании: её логотип, фирменный цвет, юридическое название, налоговый номер и контакты в шапке и подвале. Смету с несколькими вариантами можно отправить и одним сравнительным листом. PDF собираются через Gotenberg на Chromium без интерфейса, поэтому клиент получает ровно то, что менеджер видел в браузере.

Калькулятор для частных клиентов на Estimia тоже выдаёт свой PDF: оценку с полной технической спецификацией и чертежом каждого окна, где цены показаны вилкой, потому что это рыночная оценка, а не твёрдое предложение. В PDF есть ссылка и QR-код, которые открывают тот же расчёт в конфигураторе: клиент может вернуться через неделю, поменять размер или стеклопакет и увидеть новую цифру, не начиная заново. Можно сохранить и версию без цен - как техническое задание для монтажников. Когда клиент отправляет заявку, расчёт прикрепляется к ней, и в личном кабинете клиента остаётся ссылка на его редактирование.

QR-код и PIN на каждом PDF

На каждом PDF, относящемся к заказу, внизу стоят QR-код и четырёхзначный PIN доступа. Код открывает онлайн-копию документа, PIN её разблокирует. Один PIN подходит ко всем документам заказа, так что клиенту нужно помнить одно число.

Адрес за кодом невозможно подобрать, PIN хранится в зашифрованном виде, а после пяти неверных попыток документы заказа блокируются на пятнадцать минут. Бумажная смета, забытая на столе или пересланная по почте, не открывает данные клиента тому, кто её нашёл.

Онлайн-копия показывает документ страницами формата A4, рядом - контакты компании, номер, дата и статус документа и кнопка скачивания PDF.

Согласие клиента онлайн

Рядом с онлайн-копией у клиента две кнопки: принять или отклонить. Можно напечатать своё имя в качестве подписи. Решение записывается с именем, датой и временем с часовым поясом, IP-адресом и браузером в журнал, куда записи только добавляются и никогда не меняются. Администраторы компании получают письмо, история заказа фиксирует решение, а PDF пересобирается со штампом: кто принял документ, когда и под каким номером.

Это простое электронное согласие, а не квалифицированная подпись: рисованной подписи и кода по SMS пока нет. Подтверждение по SMS уже заложено в коде, но ещё не сделано.

Фабричные PDF превращаются в позиции заказа

Бумаги идут и в обратную сторону. Компания, которая заказывает у фабрик, получает от них предложения и счета в PDF, и кто-то должен перенести каждую строку в заказ. В Estimia менеджер загружает PDF, и ИИ его читает: каждую позицию с названием, размерами и артикулами, количеством, ценой за единицу и валютой, а также номер, дату и итог документа. Промежуточные итоги, НДС и доставка пропускаются.

Сразу ничего не сохраняется. Менеджер просматривает список, снимает галочки или правит строки, задаёт курс, если фабрика считает в другой валюте, применяет наценку, чтобы получить цены продажи, и выбирает, в какой вариант сметы попадут позиции. Если этот же PDF уже загружали, система предупредит и предложит заменить прежние строки.

Технологии

- Бизнес-приложение: Laravel + Inertia/React (мультиарендная CRM)
- Редактор шаблонов: TipTap (форматированный текст с заблокированными полями подстановки)
- Сборка PDF: Gotenberg 8 (Chromium без интерфейса) через spatie/laravel-pdf
- QR-коды: bacon/bacon-qr-code (SVG)
- ИИ: Anthropic Claude (черновики шаблонов, разбор фабричных PDF через структурированный вызов инструментов)
- Хранилище: Cloudflare R2 (готовые PDF и миниатюры)
- База данных: MySQL 8

Результат

Оконная компания в Estimia делает документы из заказа, а не из старых файлов Word: тринадцать типов документов, свои шаблоны и формулировки, нумерация без пропусков и цифры, которые больше не перебиваются вручную. ИИ пишет черновики шаблонов, до которых ни у кого не доходили руки, и переносит фабричные PDF в позиции заказа. Каждый PDF, который получает клиент, открывает онлайн-копию за PIN-кодом, где принять смету или договор можно одним кликом, а у компании остаётся запись, на которую можно опереться.